Mobiles Arbeiten – wie Unternehmen und Mitarbeiter von digitalen Technologien im Office profitieren

Die Vision vom mobilen Arbeiten

D ie Vögel zwitschern im heimischen Garten, der Mähroboter verrichtet leise seinen Dienst und der Duft von frisch gemähtem Gras steigt in die Nase. Gedanklich ist man voll mit den Zahlen zur Entwicklung des neuen Projekts befasst, bestens vernetzt mit den Kollegen über das Tablet. Während der Call noch läuft, aktualisiert der digitale Assistent die to-do Listen mit den im Call besprochenen Aufgaben. Während des Meetings im Freien, ist die Beleuchtung am heimischen Arbeitsplatz automatisch ausgegangen und eingehende Anrufe werden von einem Chatbot beantwortet. Auf die Aussage, dass ich ziemlich müde sei, springt die Kaffeemaschine automatisch an und bereitet die bevorzugte Sorte mit einem kleinen Schluck Milch zu.

Dies ist nur ein Ausschnitt der Vision von mobilem Arbeiten, zeigt aber deutlich, dass der Arbeitsplatz der Zukunft weniger in einem geschlossenen Bürogebäude, sondern vielmehr dort ist, wo man sich wohlfühlt. Die Technologie wird also zu einem ständigen Begleiter, so wie heute bereits der Einsatz des Smartphones von niemandem mehr in Frage gestellt wird, und das vor allem, weil es einem das Leben angenehmer und komfortabler macht

Grundproblem „administrativer Arbeit“ eliminieren

Für das Geschirr reinigen wurde der Geschirrspüler entwickelt, die Bodenreinigung übernimmt der Saugroboter und die effiziente Steuerung der Heizungsanlage ein intelligentes Wärmemanagementsystem. Alle diese Vorgänge haben eines gemeinsam: Es sind keine kreativen, sinnstiftenden Tätigkeiten, sondern eher als lästig empfundene Arbeiten, die uns der Computer und seine zahlreichen Helfer abnehmen.

Was zu Hause bereits Alltag ist, löst im Büro noch Ängste aus. Auch dort hat niemand gesteigerte Lust, Geschäftsreisen zu planen und zu beantragen oder Formulare für dies und das auszufüllen. Trotzdem verbringen die Arbeitskräfte einen erheblichen Anteil ihrer Arbeitskraft mit Büro-Administration, die nur mittelbar etwas mit ihrer eigentlichen Tätigkeit zu tun hat. Dabei können technische Helfer, dabei genauso unterstützen den Zeitaufwand für die Büro-Administration deutlich zu reduzieren.

Wie das dargestellte Beispiel zeigt, kann der durchschnittliche wöchentliche Aufwand durch den Einsatz von unterstützender Technologie erheblich reduziert werden. Das System unterstützt dabei die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter so, wie es für jeden Einzelnen am besten passt. Wer benötigt wann welche Erinnerung? Welche Tätigkeiten bleiben liegen und geraten aus dem Blick? An welcher Stelle können weitere Lösungen angeboten werden? Es ist also deutlich mehr als ein einzelnes Tool, was zum Beispiel das Projektmanagement effizient gestaltet.

Die Reduzierung des administrativen Aufwands führt auch dazu, dass ein eigener Büroarbeitsplatz an Bedeutung verliert. Sicherlich mag es auch künftig Menschen geben, die sich an ihrem eigenen Schreibtisch am wohlsten fühlen, viele werden aber alternative Orte zum Arbeiten vorziehen, an denen sie kreativ tätig sein können.

Digitalisierung vernichtet keine Arbeitsplätze, sondern wertet die Arbeit auf

Das Beispiel vom mobilen Arbeiten verdeutlicht, wie wertvoll die digitalen Helfer sein können. Bereits bei der Planung von Meetings können künftig ideale Zeitslots definiert werden, ohne dass diesem lange Abstimmungsrunden vorausgehen. Auch im Projektmanagement kann entsprechende Software agile Prozesse unterstützen, was sich gerade im dynamischen Entwicklungsumfeld stark bewährt.

Wichtig ist, dass die digitale Transformation nicht ohne entsprechende kulturelle Veränderungen im Unternehmen einhergeht. Die Unternehmen müssen ihre Mitarbeiter bei den Veränderungsprozessen mitnehmen und von Anfang an einbinden. Damit lassen sich auch Befürchtungen vieler Mitarbeiter, ihr Arbeitsplatz würde sich durch automatisierte IT-Unterstützung zum Negativen entwickeln, als unbegründet erweisen. Für die Unternehmen muss klar sein, eine wirkliche agile Optimierung komplexer Unternehmensprozesse gelingt nur im Zusammenspiel aus menschlichen Experten und IT-Technik. Wenn sich Mitarbeiter dadurch vermehrt auf die Lösung kritischer Probleme und die Umsetzung der Unternehmensziele konzentrieren können, erweitert sich der Verantwortungsbereich vieler Arbeitsplätze. Die wertvolle Arbeitskraft der Mitarbeiter wird viel mehr für wertschöpfende (und damit auch sinnstiftende) Tätigkeiten eingesetzt.

Zusammenfassend lassen sich zwei wichtige Komponenten für die Arbeit der Zukunft darstellen:

• Mobiles Arbeiten liegt vor, wenn der Arbeitnehmer neben seinem betrieblichen Arbeitsplatz auch an anderen, nicht vorgeschriebenen Orten arbeiten darf. Der Arbeitnehmer muss nicht notwendig von zuhause arbeiten. Er muss lediglich seine Erreichbarkeit sicherstellen. Mobiles Arbeiten liegt auch vor, wenn der Arbeitnehmer auf Dienstreisen (mobil) arbeitet.
• Spezielle Digital Workplace-Software zielt darauf ab, Zusammenarbeit und Informationsaustausch dezentral und standortübergreifend zu gestalten. Digital Workplace heißt: Jeder Mitarbeiter hat einen personalisierten Zugang zu einem Unternehmensportal. Dort findet er alle relevanten Informationen und digitalen Arbeitsprozesse. Die Kommunikation läuft über eigene Collaboration-Anwendungen. In virtuellen Projektgruppen wird Wissen ausgetauscht. Teamwork kann dadurch jenseits von Abteilungs- oder Ortsgrenzen stattfinden.

Womit fangen Sie morgen an?

Sprechen Sie als Unternehmer als erstes mit Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, sie sind Ihre wertvollste Ressource. Klären Sie genau, was die Wünsche und Bedürfnisse in Richtung mobilem und flexiblen Arbeiten sind und wählen Sie dann auf dieser Grundlage Tools aus, die sie dafür benötigen – nicht umgekehrt!

Machen Sie vor allem den kritisch eingestellten Mitarbeitern klar, welche Vorteile und Nutzen die Digitalisierung für ihre Arbeit hat, so können sie sich zum Beispiel Fahrtwege zur Arbeit sparen, wenn sie einen oder zwei Tage in der Woche wo anders arbeiten.

Und das wichtigste, seien Sie als Unternehmer ein gutes Vorbild! Sprechen Sie nicht nur über die Digitalisierung, sondern leben diese auch vor. Das könnte zum Beispiel damit beginnen, sich Unterlagen zum nächsten Meeting nicht mehr ausdrucken zu lassen oder die großen Ordnerschränke in Ihrem Büro zu demontieren und die Ordner nach einer ordnungsgemäßen Digitalisierung zu vernichten. Teilen Sie ihre eigenen persönlichen Erfolge zur Digitalisierung und begeistern Sie Ihre Mitarbeiter mitmachen zu wollen. In dem Moment, wenn sie einen Nutzen für sich erkennen, wird die digitale Transformation ein Selbstläufer.